Manajemen arsip adalah bagian dari manajemen inti dalam ILP yang berfungsi untuk mengelola seluruh dokumen dan informasi, baik dalam bentuk fisik maupun digital, yang berkaitan dengan penyelenggaraan pelayanan kesehatan di Puskesmas. Dalam konteks ILP, manajemen arsip memiliki peran strategis untuk mendukung keterpaduan layanan berbasis siklus hidup dan keluarga, karena semua proses layanan membutuhkan rekam jejak dokumentasi yang akurat, mudah diakses, dan aman.

Tujuan Manajemen Arsip ILP

1. Menjamin ketersediaan data dan dokumen yang diperlukan dalam pelayanan, evaluasi, dan pelaporan ILP.
2. Mendukung pengambilan keputusan berbasis data.
3. Menjaga keamanan, kerahasiaan, dan keaslian informasi kesehatan masyarakat.
4. Meningkatkan efisiensi operasional, menghindari duplikasi dokumen dan pelayanan.
5. Mendukung akuntabilitas dan transparansi, khususnya dalam audit internal maupun eksternal.

Jenis Arsip yang Dikelola

Manajemen arsip dalam ILP di UPTD Puskesmas Garuda mencakup berbagai jenis dokumen, antara lain:

1. Arsip Medis
2. Arsip Program Kesehatan
3. Arsip Administrasi dan Kepegawaian
4. Arsip Keuangan dan Logistik

Sistem dan Prosedur Pengelolaan Arsip

1. Klasifikasi Arsip
2. Penyimpanan Arsip
3. Akses dan Keamanan
4. Pemeliharaan Arsip
5. Retensi dan Pemusnahan

Digitalisasi Arsip di UPTD Puskesmas Garuda

Sebagai Puskesmas yang aktif menerapkan ILP, Garuda telah melaksanakan digitalisasi arsip melalui langkah-langkah berikut

1. Implementasi e-rekam medis untuk seluruh pasien yang datang, mencakup anamnesis, diagnosis, dan tindak lanjut.
2. Integrasi dengan sistem informasi nasional seperti SATUSEHAT.

Peran Manajemen Arsip dalam Mendukung ILP

1. Menjamin transparansi pelayanan kesehatan lintas siklus hidup.
2. Memberikan dukungan data untuk program promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif.
3. Menjadi sumber utama dalam evaluasi kinerja program dan capaian indikator ILP.
4. Mendukung koordinasi antar unit melalui dokumen yang seragam dan terpusat.
5. Memenuhi aspek legal dan audit eksternal dari Dinas Kesehatan atau BPKP.

Manajemen arsip di UPTD Puskesmas Garuda bukan hanya sekadar pengumpulan dokumen, tetapi merupakan bagian integral dari pengelolaan mutu, pelayanan publik yang akuntabel, dan fondasi utama dalam mendukung ILP yang holistik, berkesinambungan, dan berbasis keluarga. Dengan pendekatan digital, sistematis, dan berorientasi pelayanan, UPTD Puskesmas Garuda menunjukkan bahwa arsip bisa menjadi sumber kekuatan dalam perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan kesehatan primer.